Organisatieontwikkeling Graag Gedaan
In 2017 is de organisatieontwikkeling gestart met een oriënterende fase onder de noemer ‘Nieuw Velsens Peil’. De uitvoerende fase van de ontwikkeling is eind 2017 verder gegaan als Graag Gedaan. Met als ondertitel: ‘Van goed samenwerken worden we allemaal beter’. Doel van de ontwikkeling is om de organisatie in staat te stellen nieuwe uitdagingen goed aan te kunnen en zich verder te ontwikkelen als volwaardig partner in de samenleving.

Speerpunten Graag Gedaan
Graag Gedaan ontwikkelt zich langs vier speerpunten, te weten:

• Communicatie is van iedereen

We helpen medewerkers om dichter bij de burgers te staan in transparant te zijn in hun manier van werken en communiceren.

• Talent aan zet

We zetten ons in voor het herkennen van de velen talenten in onze organisatie en deze optimaal te benutten en te vergroten.

• Goed gereedschap

We voorzien medewerkers van betere (fysieke) middelen om het werk optimaal te kunnen uitvoeren.

• Durf te kiezen

We helpen medewerkers een betere  balans te vinden tussen werk en plezier in werk.

Voor het aanbrengen van samenhang en om voortgang te houden op deze speerpunten, is de Graag
Gedaan Brigade opgezet onder aansturing van een programmamanager.
Het afgelopen jaar is ingezet de volgende acties:

• een inhaalslag op hardware;
• grote hoeveelheid aan trainingen, workshops en sessie op o.a. het gebied van communicatie, werkdruk en talentontwikkeling;
• gewerkt aan een nieuw huisvestingsconcept;
• het verbeteren van de ICT-infrastructuur;
• een intern zomerfestival vol met activiteiten rondom de 4 speerpunten.
• verschillende standaardbrieven aan inwoners zijn vereenvoudigd;
• de aandacht voor het verbeteren van onze telefonische bereikbaarheid is vergroot
• inwoners worden vaker betrokken bij het maken van (beleids-)keuzen, zoals bijvoorbeeld ‘Parkenpraat’ of de Slim Melden App.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek
In 2018 is onder de medewerkers een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. In totaal hebben hieraan 373 deelnemers meegedaan; wat neerkomt op  73,6 %. Als totale organisatie hebben we een score van 7,2 op werkplezier. Wij scoren boven het gemiddelde van Nederlandse gemeenten (Benchmark gemeenten < 100.000). Voor het Keurmerk Beste Werkgever hebben we hiermee één ster verdiend. Afdelingen en/of teams gaan samen aan de slag met de eventuele aandachtspunten uit het onderzoek.

Salarissen en inhuurkosten
De uitgaven aan personeel zijn een wezenlijk onderdeel van de totale begroting. Door middel van managementinformatie aan de directie en de leidinggevenden wordt dit gemonitord. Daarbij worden de personele kosten van eigen personeel en de externe inhuur inzichtelijk gemaakt.

Bij de P&C cyclus zijn er aanpassingen van de personele budgetten ten aanzien van de reguliere begroting 2018 gedaan. Dit heeft geleid tot een onderschrijding van ruim € 1 miljoen. In de aantrekkende arbeidsmarkt is het lastig om specialistische functies in te vullen. Daarom gaan we extra aandacht besteden aan de arbeidsmarktprofilering van de Gemeente Velsen als aantrekkelijk werkgever en daarvoor heeft de raad ook extra geld beschikbaar gesteld.

De inhuur bedraagt 18,8% van de personeelsbezetting. Landelijk wordt een percentage van tussen de 10 en 15% als gebruikelijk gehanteerd. Het hoge percentage is te verklaren door diverse ontwikkelingen. Naast de aantrekkende arbeidsmarkt zijn er diverse reorganisaties van afdelingen geweest en in verband daarmee zijn functies ingevuld door tijdelijk personeel. Dit betrof de afdeling Werk, inkomen en zorg die samen is gevoegd met de afdeling Maatschappelijke ontwikkeling tot de nieuwe afdeling Sociaal domein. Ook is een nieuwe afdeling Concernzaken gevormd.

Overzicht salaris- en inhuurkosten 2018:

Garantiebanen
De wet- en regelgeving rondom garantiebanen heeft in 2018 ter discussie gestaan.  Er ligt een voorstel dat het in dienst nemen en houden van arbeidsbeperkten voor werkgevers eenvoudiger maakt. De Wet banenafspraak en de Quotumwet moet vereenvoudigd worden. Medio 2019 hoopt het kabinet met een wetsvoorstel te komen. Binnen de gemeente Velsen hebben we in totaal 9 medewerkers die vallen onder het doelgroepenregister, waarvan 6 medewerkers met een garantiebaan. In 2018 is één medewerker gestart uit de doelgroep. Op eigen verzoek heeft deze medewerker na een aantal maanden de organisatie verlaten.

Gegevensbescherming - ontwikkelingen privacyregelgeving/AVG
Ter voorbereiding op de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (hierna: AVG) op 25 mei 2018 heeft de gemeente Velsen belangrijke stappen gezet. In aanvulling op de verplichte aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming en het opmaken van een organisatiebreed Register van verwerkingen (ex art. 30 AVG) is er aandacht besteed aan AVG-voorlichting aan ambtenaren en inwoners van Velsen.

Tezamen met een interne campagne zijn er AVG-informatiesessies gehouden voor medewerkers van de gemeente. In aparte sessies met management is aandacht besteed aan hun belangrijke rol als ‘proceseigenaar’ van verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden op de afzonderlijke afdelingen. Er is voorts een ‘Team Informatiebeveiliging & Privacy’ (hierna: TIP) ingesteld. Dit team bestaat uit een controller, de coördinator informatiebeveiliging (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming. Naast intern aanspreekpunt voor vragen over privacy- en informatiebeveiliging heeft het TIP de bevoegdheid om de directie op dit vlak gevraagd en onge-vraagd te adviseren. Het TIP heeft ook een belangrijke rol bij het uitvoeren van assessments (DPIA’s) van gemeentelijke werkprocessen waarin er persoonsgegevens worden gebruikt.

Uit de AVG volgt dat de gemeente de naleving van privacyregelgeving ook organisatorisch aantoonbaar moeten hebben geborgd. Dit vergt een goed ‘privacymanagement’; heldere afspraken over (proces)eigenaarschap, een jaarlijks vast te stellen ‘werkprogramma privacy-beleidsvoering’ alsook structurele audits en jaarlijkse rapportages van de Functionaris Gegevens-bescherming. Dit is geregeld in het eind 2018 vastgestelde ‘Privacybeleidskader Gemeente Velsen 2018’. Dit beleidskader biedt structuur en procesafspraken die bij juiste toepassing in de praktijk ervoor zorgen dat er aantoonbaar in lijn met privacyregelgeving wordt gewerkt. Voor de uitvoering van dit privacymanagement is specialistische software aangeschaft.

Sinds eind 2014 (voorbereiding op transities sociaal domein) wordt op het vlak van AVG/privacy- beleidsvorming en advisering nauw samengewerkt met de gemeente Heemskerk, de gemeente Beverwijk en de Omgevingsdienst IJmond. Deze samenwerking heeft al veel opgeleverd. Het streven hierbij is om te komen tot een zoveel mogelijk gelijkluidend ‘IJmondiaal’ privacybeleid.

Nieuw EHRM systeem
In 2017 is het HR-systeem (waarmee de personeels- en salarisadministratie wordt uitgevoerd) aanbesteed. Eind 2017 zijn we gemigreerd van het oude systeem Raet naar het nieuwe systeem Motion van Centric. Begin januari 2018 is dit systeem operationeel geworden voor Velsen. Direct bleek dat niet alle gewenste functionaliteiten reeds beschikbaar waren in dit nieuwe systeem. In samenwerking met Centric is het gehele jaar 2018 gewerkt aan de verdere inrichting van de HR processen in dit systeem.

Ziekteverzuim
•   Het ziekteverzuimpercentage (ZV%) is in 2018 gestegen van 4,8% naar 5,7%.
•   De ziekmeldingsfrequentie (ZMF)  is gestegen van 0.98 naar gemiddeld 1,14 ziekmeldingen per medewerker per jaar.
•   De voornaamste stijging van het verzuim wordt veroorzaakt door het extra lang verzuim; verzuim langer dan 1 jaar.
•   Het eerste kwartaal van 2018 viel samen met een stevige griepepidemie. Deze duurde van half december 2017 tot in april 2018. De stijging van het kort en middellang verzuim zou hiermee verband kunnen houden.

tabellen