Het was een enerverend jaar op het gebied van informatiebeleid. We hebben ons aangesloten bij landelijke initiatieven, hebben het informatiegestuurd werken op een hoger plan gebracht, hebben hard gewerkt om het niveau van onze ICT-infrastructuur op peil te houden en maakten kennis met veel nieuwe (tijdelijke) collega's.

ICT-Infrastructuur

In de eerste bestuursrapportage 2018 is extra budget beschikbaar gesteld voor het inlopen op de onderhoudsachterstand van de ICT-infrastructuur. Een gedeelte van het budget is gebruikt voor de inhuur van externe krachten omdat, door krapte op de arbeidsmarkt, het niet is gelukt om openstaande vacatures in te vullen.

Wel zijn de volgende resultaten behaald:  

Veel werkplekken hebben een opfrisbeurt gekregen, er zijn nieuwe beeldschermen geplaatst, veel vaste opstellingen zijn vervangen door lap-tops, er zijn veel (nieuwe) mobiele telefoons verstrekt en de printers zijn vervangen.

Het WiFi-netwerk is vervangen door een 10-keer zo krachtig netwerk wat nodig was gezien het toenemende WiFi gebruik.

Bovenstaande acties zorgen er voor dat we meer flexibel en meer papierloos kunnen werken.

Qua informatiebeveiliging zijn er verbeteringen doorgevoerd door actualisering van hardware en software, is het netwerk stabieler en beter beveiligd en kunnen problemen eerder worden gesignaleerd.

Tevens is een verbeterslag gemaakt in de werkprocessen waardoor producten en diensten sneller geleverd kunnen worden. Een bijkomend gevolg hierbij is dat de lijst met openstaande meldingen is gehalveerd.

Architectuur

In de eerste bestuursrapportage 2018 is extra budget beschikbaar gesteld door de gemeenteraad voor 3 nieuwe functies, te weten technisch architect, informatiearchitect en gegevensregisseur. De werving voor deze nieuwe functies heeft vertraging opgelopen maar er hebben wel voorbereidende werkzaamheden plaatsgevonden zodat, wanneer deze functies wel worden ingevuld, een vliegende start kan worden gemaakt.

Informatiebeveiliging

Met de uitkomsten van de verantwoording over informatiebeveiliging (ENSIA, Eenduidige Normatiek Single Information Audit) in 2017 is een actieplan gemaakt om tekortkomingen weg te nemen. Dit was een ambitieus programma, het is niet gelukt om alles in zijn geheel uit te voeren. Sommige acties zijn deels uitgevoerd en er zijn er ook een aantal acties blijven liggen.

Ook in 2018 heeft er een ENSIA verantwoording plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat Velsen, net zoals in 2017, voor  ca. 60% aan de normen voldoet. Aan ca. 30% van de normen wordt deels voldaan. Voor sommige van deze normen geldt dat een stap in de goede richting is gezet, voor andere normen geldt dat nog maar een kleine stap nodig is om volledig te voldoen. De resultaten zijn verwerkt in een rapportage die aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

De ministeries van BZK en SZW vereisen een diepgaander en onafhankelijk onderzoek naar de beveiligingsmaatregelen rondom het gebruik van DigiD en Suwinet. Suwinet is een systeem dat wordt gebruikt voor het domein werk en inkomen en bevat gevoelige persoonsgegevens. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een IT-auditor. Hoewel de definitieve rapportage nog niet is afgegeven heeft de auditor wel al vastgesteld dat de gemeente Velsen zelf in 2018 aan de gestelde normen voldoet. Omdat de DigiD-aansluitingen van Velsen door externe partijen worden beheerd moest ook daar een onderzoek plaatsvinden. Daaruit is gebleken dat bij één van de partijen een tekortkoming is geconstateerd. De tekortkoming moet door deze partij in de eerste helft van 2019 worden opgelost. Het college legt, uiterlijk 1 mei, een verklaring af aan de ministeries over DigiD en Suwinet.

Basis- en kernregistraties

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

De BAG is een van de basisregistraties waarvan alle organisaties met een publieke taak gebruik maken in hun dienstverlening. Gemeente Velsen is verantwoordelijk voor het bijhouden en kwaliteit van deze basisregistratie binnen de gemeentegrenzen. Dat is het resultaat van een intensieve samenwerking tussen verschillende diensten binnen de gemeente, zoals Gebiedsontwikkeling, Vergunningen, Handhaving, Belastingen en Ruimtelijke Informatie. De jaarlijkse audit toont wederom aan dat Velsen erg goed scoort als het gaat om tijdigheid en kwaliteit. Over het algemeen scoort Velsen boven het landelijk gemiddelde. We bieden daarmee een betrouwbare gegevensbron voor de dienstverlening aan de bewoners en bedrijven.

Basisregistratie Ondergrond (BRO)

Op 1 januari 2018 is de Wet BRO in werking getreden. De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw en, voor zover van belang voor het benutten van natuurlijke hulpbronnen in de ondergrond, ondergrondse constructies en gebruiksrechten. De BRO wordt in 4 tranches ingevoerd: tranche 1 betreft locatie en gegevens van peilbuizen, geotechnische sondeeronderzoeken en grondboringen. De interne en externe belanghebbenden zijn geïnformeerd over en betrokken bij de implementatie van de BRO. Werkprocessen waarin relevante gegevens ontstaan zijn geïnventariseerd en op de BRO afgestemd. Rollen en verantwoordelijkheden zijn bekend. Het bronhouderportaal is ingericht zodat gegevens binnenkort kunnen worden aangeleverd aan de Landelijke Voorziening.

Samenwerking met Waterschappen voor Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

Velsen heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de twee waterschappen die actief zijn in de gemeente Velsen. Dit houdt in dat meetwerkzaamheden voor elkaar worden uitgevoerd die door de gemeente Velsen in de BGT verwerkt worden. De gemeente krijgt daarvoor een financiële vergoeding. Deze samenwerking beantwoordt aan één van de uitgangspunten van het Stelsel van Basisregistraties: éénmalige inwinning, meervoudig gebruik!

Jaarlijks 3D puntenwolken van de openbare weg beschikbaar

Sinds 2018 zijn, in aanvulling op de panoramafoto’s, ook 3D-puntenwolken van de openbare ruimte beschikbaar binnen Velsen. Met een zeer hoge dichtheid van punten zijn alle objecten in en rond de straat 3-dimensionaal te meten. Hierdoor zijn van bijvoorbeeld viaducten en gebouwen de contouren nauwkeurig te meten maar is ook het straatniveau in hoogte bekend. Daardoor kan bijvoorbeeld snel worden geanalyseerd waar water blijft liggen na hevige regenval. Deze 3D puntenwolken worden jaarlijks geactualiseerd.   

Documentaire Informatie

Informatie- en archiefbeheer

Door de gemeentearchivaris wordt een jaarverslag opgesteld over het informatie- en archiefbeheer van het archief dat nog niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Dit verslag wordt via een apart traject ter kennisgeving voorgelegd aan de raad.  In dit verslag worden aanbevelingen gedaan ter verbetering van het informatie- en archiefbeheer. Daarnaast kunnen er aanbevelingen volgen vanuit het interbestuurlijk toezicht van de provincie.

Het handboek vervanging (het vervangen van papieren poststukken voor digitale exemplaren) is opgeleverd en ligt voor advisering bij de gemeentearchivaris. Bij positieve advisering zal in 2019 het handboek worden voorgelegd ter vaststelling aan de raad en volgt implementatie.

De wettelijke verplichte overdrachten van archiefbestanden ouder dan 30 jaar is doorgeschoven naar 2019, dit in verband met het mogelijk vaststellen van beperkingen op de openbaarheid door het College. Wel is de materiële en inhoudelijke check door de archiefinspecteur en conserveringsadviseur voltooit. De archiefbescheiden die bij de bewerking van deze over te dragen archieven voor vernietiging zijn geselecteerd zijn ook daadwerkelijk vernietigd.

Strategisch Informatieoverleg (SIO)

In het najaar heeft er voor het eerst een SIO plaatsgevonden. Dit is een inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging, architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data en auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.

Statistiek en data-analyse

Informatiegestuurd werken
Informatiegestuurd werken houdt in dat de beschikbare gegevens worden kwalificeert, analyseert en eventueel combineert om te komen tot nieuwe bruikbare informatie. Het gaat om informatie die bij de gemeente maar ook elders. De uitdaging hierbij is om uit de overvloed aan gegevens die informatie te halen die meerwaarde biedt voor de gemeentelijke organisatie, de zogenaamde data-analyse. Hier kan Velsen, net als veel andere gemeenten, nog behoorlijke stappen in maken.

Door informatiegestuurd te werken is het mogelijk om:

• sneller & beter te reageren op gebeurtenissen in de samenleving, aan de balie of daarbuiten (wendbaarheid)
• motieven, acties en beslissingen beter te onderbouwen (transparantie)
• te sturen op resultaten en op samenhang in plaats van op inspanning per onderdeel (effectiviteit)
• resultaten te leveren tegen lagere kosten en met een kortere doorlooptijd (efficiëntie)

Om informatiegestuurd werken verder mogelijk te maken zijn het afgelopen jaar de volgende stappen gezet:

• De website ‘Velsen in Cijfers’ is beter toegankelijk gemaakt, zowel voor intern als extern gebruik.
• Aansluitend op ‘Velsen in Cijfers’ zijn twee dashboards gemaakt:
  • Wijkprofielen
  • Gemeentevergelijking
• De geheel vernieuwde en geactualiseerde site is gepresenteerd aan college, raadsleden en vakafdelingen.
• Aan de hand van de wijkprofielen zijn workshops georganiseerd voor collega’s en leden van wijkteams.
• De resultaten van monitoring (veiligheidsmonitor en burgeronderzoek) zijn intern gepresenteerd aan management en vakafdelingen.
• Het Burgerpanel is in eigen beheer genomen en met inzet daarvan informatie opgehaald bij onze inwoners over diverse onderwerpen.

Deelname aan landelijke initiatieven

Als ‘Slimme volger’ volgen wij landelijke initiatieven op de voet. We zijn aangesloten bij een aantal van deze initiatieven.

GIBIT (Gemeentelijke Inkoop Bij IT)

Besloten is om bij alle inkopen en aanbestedingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie de door de VNG vastgestelde Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT) toe te passen. Deze vervangt de Algemene ICT inkoopvoorwaarden Velsen  2015. Het voordeel van de GIBIT is dat meerdere gemeenten uniforme voorwaarden hanteren en dat in de voorwaarden  waarborgen voor het volgens standaarden uitwisselen van informatie, verwerking van (persoons-)gegevens en privacy zijn opgenomen.

GT-connect

Besloten is om deel te nemen aan het project GT Connect van de VNG. Het project bestaat uit een aanbesteding, verzorgt door de VNG, waarmee een dienst wordt verworven die de huidige telefooncentrale vervangt en het KCC de mogelijkheid biedt om de dienstverlening aan burgers via meerdere kanalen, in samenhang, te verzorgen (omnichannel). Daarnaast worden er aanvullende functionaliteiten geboden zoals chatten, conference calling en andere samenwerkingsfunctionaliteiten. Afname van de dienst hoeft pas na beëindiging van ons huidige contract.

GGI-Veilig

Besloten is om deel te nemen aan het project GGI-veilig. Het project bestaat uit een aanbesteding, verzorgt door de VNG, waarmee diensten en producten worden verworven voor het in de gaten houden van het eigen bedrijfsnetwerk en actief waarschuwt bij verdachte gebeurtenissen.